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山东律师_Excel在证据及事实梳理中的应用指引

分享到 2019年06月04日     

1.总则

1.1Excel是微软办公套装软件的一个重要组成部分,它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作。Excel可以应用于民事诉讼,且可极大地提高对证据和事实的梳理效率。

1.2本指引主要适用于案情复杂、证据众多的案件。

2.证据梳理

2.1对证据的梳理原则上不得改变委托人提交证据的顺序,以免影响委托人对证据材料管理和使用;同时,可以使委托人的证据材料能够更有效的服务于案件需要。

2.2用铅笔对委托人提交的证据材料按顺序进行逐份逐页编号,该编号称为“整理码”。在对证据进行筛选和提取后,利用“整理码”将证据材料的顺序恢复到委托人提交时的状态。

2.3利用Excel设置一张表格,其主内容如下:

2.3.1第一列:序号;

2.3.2第二列:整理码;

2.3.3第三列:证据形成时间(设置为“日期”格式);

2.3.4第四列:证据名称(应与证据清单中的“证据名称”相同);

2.3.5第五列:关键词(可以根据需要设置多个关键词)。

2.4将证据资料中记载的信息录入本指引第2.3条款中所指的表格。

2.5按如下方式对录入证据信息进行处理:

2.5.1依据选定的关键词对证据进行排序;

2.5.2在第2.5.1条款项操作的基础上,再依据时间先后顺序对“证据形成时间”进行排序;

2.5.3通过第2.5.1条款和第2.5.2条款的两项操作,可以实现对多关注事实的全部证据均按照时间先后顺序进行了排列。

2.6按照第2.5.3条款中确认的证据排序,利用“整理码”对委托人提交的证据进行重新排序。

2.7对依据第2.5.3条款排序后的证据进行复核和调整,并使证据的实际排序与第2.5.3条款中的顺序完全相同。

2.8对确定排序的证据进行复制和固定。

2.9证据固定后,将证据材料按“整理码”的先后顺序恢复到委托人提交时的状态,并将证据交回委托人保管,并告知委托人在案件终结前尽量保持“整理码”清晰可辨。

2.10依据案件需要,对证据进行筛选并将选定的证据归入证据清单,并按照《民事诉讼案件证据清单制作指引》制作证据清单。

3.事实梳理

3.1利用Excel制作二维时间线,对案件事实进行整理和排序,然后发现并挖掘案件事实。

3.2按如下方式在Excel中设置二维时间线:

3.2.1将表格中的一列设置为“日期”格式;

3.2.1将“日期”列的左手设置为“约定模式”,即对应的日期约定应当发生的法律事件。

3.2.2将“日期”列的右手设置为“履行模式”,即实际履行的情况。“履行模式”就应当由下列组成:

(1)第一列:“参与主体”,即参与该法律事件的主体;

(2)第二列:“发生的事件”,对应的时间已经发生的法律事件;

(3)第三列:“价款及支付”,对应的时间发生的价款支付;

(4)第四条:“标的物的变动”,对应的时间发生的标的物的物权变动情况;

(5)第五条:“其他相关内容”,依据案件需要设置的其他内容。

3.3将下列法律文书中记载的事实录入上述表格:

(1)民事起诉状;

(2)答辩状;

(3)证据;

(4)裁判文书。

3.4对判决书中未认定的事实应当在表格中进行备注。

3.5按“日期”的先后顺序对上述表格进行排序,使录入的所有内容均按日期的先后顺序排列。

3.6对录入的案件事件进行甄别和筛选,确定需要披露的内容,然后制作时间线,以便于受众阅读。

4.其他

4.1利用Excel整理的证据和事实与最终提交法庭的并不完全相同,提交法庭的证据和陈述的事实以满足案件需要为条件。

4.2团队各成员在使用本指引期间,应当注意收集各方反馈信息及执行效果,并不断总结经验,以便于对本指引不断升级。

来源:法悟;作者:张建